Whistleblower ed investigazione aziendale

Si sente spesso parlare di “whistleblower”, termine che non trova una facile traduzione nella lingua italiana: “segnalante”, in talune traduzioni “informatore”, “talpa” ed anche “spione”.

Ma chi è il whistleblower? A questa figura è di frequente riconducibile il lavoratore dipendente – del settore pubblico come di quello privato – che segnala reati o irregolarità di cui è venuto a conoscenza nell’ambito della propria attività lavorativa.

All’estero, da diversi anni tale figura ricopre un ruolo rilevante nell’ottica del buon governo societario. In Italia, il whistleblower sta assumendo un ruolo di significativa importanza, questo anche grazie alla Legge anticorruzione n. 190 del 2012 e alla Legge 197 del 2017.

Chi sono i destinatari della segnalazione effettuata dal whistleblower? La normativa italiana non indica specificatamente chi, all’interno dell’organizzazione, sia preposto a ricevere le segnalazioni. A riguardo, Confindustria indica l’Organismo di Vigilanza e/o i seguenti soggetti: un ente o un soggetto esterno dotato di adeguata professionalità; il responsabile della funzione compliance; uno specifico comitato rappresentato da soggetti appartenenti a diverse funzioni (es. legale, internal audit e compliance); lo stesso datore di lavoro per le piccole e medie imprese.

Cosa succede quando una segnalazione giunge all’organo preposto?

L’analisi della segnalazione implica da subito un’attività di studio del suo contenuto mirata a verificare se si tratti di un singolo e preciso evento oppure un modus operandi tenuto da una o più persone all’interno della società. È inoltre necessario rispondere – e nel più breve tempo possibile – a domande quali: la frode è ancora in corso? Quali sono i diversi processi aziendali e le aree coinvolte? La segnalazione indica specifici nominativi e, sulla base delle informazioni fornite, possono essere identificate altre persone eventualmente coinvolte? La situazione descritta può avere anche un riflesso di natura contabile? Al termine di questa prima fase di analisi effettuata internamente all’azienda, viene dunque deciso se chiudere la segnalazione senza procedere oltre, oppure provvedere con un’investigazione che può essere affidata ad una agenzia come la nostra.

L’agenzia investigativa deve porre in essere una serie di attività preparatorie a quella investigativa, per poi procedere più nel dettaglio all’investigazione vera e propria e concludere con la stesura di un rapporto che descriva le risultanze ottenute. La società ed i suoi legali potranno fare affidamento solamente su tali risultanze.

L’attività investigativa non segue uno schema precostituito; ogni indagine è unica e l’approccio viene “personalizzato” sulla base della fattispecie da investigare, della dimensione della frode, del territorio geografico nel quale opera, delle informazioni disponibili all’interno e all’esterno dell’azienda, delle normative locali, ecc. L’obiettivo della fase investigativa è quello di raccogliere tutte le informazioni, metterle in ordine, analizzarle ed effettuare una ricostruzione dell’accaduto, identificando i soggetti coinvolti, siano essi interni o esterni all’azienda.

Effettuate le ricostruzioni e le attività di indagine si passa dunque alla fase successiva: la stesura di un rapporto che descriva in dettaglio le risultanze ottenute. Il rapporto ha l’obiettivo di rappresentare quanto emerso durante l’investigazione e le responsabilità dei diversi soggetti coinvolti, unitamente ai possibili danni economici e finanziari subiti dall’azienda.

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